管理者 101: 新しいオフィスへの入居

今日、私の事務室に足を踏み入れると、通常の職員室とはレイアウトが異なっていることに気づくでしょう。 いくつかの例：

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今日、私の事務室に足を踏み入れると、通常の職員室とはレイアウトが異なっていることに気づくでしょう。 いくつかの例：

つまり、私は学部長として長年にわたり、同僚とのコラボレーションを念頭に置いてオフィスを設計し、設備を整えるよう努めてきました。 私は、管理、研究、教育のための施設や設備を惜しみなく支援してくれる州と大学の中で、（文字通り）特権的な立場に座っているかもしれないと気づいています。 しかし、ここで私が言いたいのは、管理者になったら、予算がどのようなものであっても、公益性や意見を考慮に入れるためにオフィススペースやその他のものについての考え方を変える必要があるということです。

最近、管理者 101 コラムで、自分のビジネスに取り組んでいるときに予期せぬリーダーのポジションが突然与えられた場合に何が予想されるかについて書いてきました。 予期せぬ仕事に就く初日までカウントダウンしながら、「代理」または「暫定」の議長、副学部長、大学院部長、学部長、あるいはそれ以降になるときの精神的な変遷を調べてきました。 次に、スムーズなスタートを確実にするために行う必要がある大小の物流準備に移りましょう。

オフィスの模様替えはやりすぎないようにしましょう。 象徴的かつ現実的な理由から、余命が不透明なリーダーが突然任命されたとしても、オフィス支出を浪費する機会となるべきではありません（そうする人もいますが）。 購入するのは仕事に必要なアイテムに限定するようにしてください。

しかし、それは状況にもよります。

あなたが小さな部門の議長の地位を引き継ぐとします。 独立したオフィスが存在しない場合もあります。 あなたがすでに持っているコンピュータのセットアップ、映画のポスター、コーヒーマシンが、おそらく一時的な任務に役立つ可能性が非常に高いです。 おそらく、2 台目のモニターか追加の椅子を 2、3 購入したいと思うかもしれません。 しかし全体として、インテリアデザイナーやオーディオビジュアルのオーバーホールチームを連れてくると、大げさで憂慮すべきことだと思われるでしょう。

実際の行政機関の学部長や副学長になる場合は状況が異なります。 この場所の前の居住者は、そのスペースを明け渡す際に、家具を含むすべてのものを持ち去った可能性があります。 その場合、仕事を遂行するのに十分なテーブル、椅子、テクノロジーを設置したいかどうかは、人々は確実に理解するでしょう。 しかし、それでも、謙虚さの側にあるのは間違いです。 オフィスのデザインを控えめかつ機能的に保ちます。

ただし、一時的な仕事であっても、見た目を理由に、仕事で成功するために必要なものを買わないようにしてください。 学術管理者は、構成員の要件や自身のニーズと、利用可能な資金やリソースのバランスをとることが求められます。 新しい指導的ポストに突然異動したとき、その仕事をうまく遂行するためには特定の身体的要件が必要であることに気づかないかもしれません。

たとえば、教職員がオフィスで会うのはせいぜい 1 人か 2 人です。 しかし、学部長として、私は常にさまざまな規模のグループと会っています。 私のオフィスには、2人から4人が親密に集える円卓を設置しました。 また、屋外オフィスには最大 12 人までの会議を開催できる長いテーブルもあります。 時間の経過とともに、グラフ、スプレッドシート、ドキュメントを表示できるように各テーブルに専用モニターを設置するなど、議論や対話を容易にするためのアクセサリをいくつか追加しました。 Covid後の今、オンライン参加者との完全な対話を可能にするOwlビデオオーディオシステムを追加しました。

自明ではないかもしれないが、効率とホスピタリティを向上させる小さなことについても考えてください。 私は、何時間も訪ねてくる人たちに提供できるよう、さまざまなスナック、水、お茶、コーヒーを用意しています。 （おそらく 30 年前、学部長のオフィスにはアルコールのオプションを備えたウェットバーがあったと思いますが、現在ではそれは適切ではありません。あるいは、おそらく合法ですらあります。）

ほとんどの管理者は、いくつかの着替えや履物を保管するクローゼット スペースのようなものを設置しています。 結局のところ、家に帰って着替える時間がなく、突然フォーマルなディナーからカジュアルなイベントに参加しなければならない場合もあります。

デジタル空間に移行する準備も必要です。 私が毎日受け取る数百通の電子メールのうち、4 分の 1 は取引および正式な承認プロセスの一部であると推定されます。 それぞれの場合、何らかのトレーニングを受けるか、その仕事に就く前には知らなかったキャンパス ソフトウェア システムにログインするための経路を見つける必要がありました。 実際、仕事を始める前に、教育機関の予算承認システムや人事システムなどに関するいくつかの短期集中コースに登録する必要があるでしょう。

もう 1 つの一般的な問題は、データ スペースの問題です。 私が突然大学院研究の副学部長になった頃、何百人もの大学院生に私の論文、プレゼンテーション、さらにはビデオがコピーされていました。 蓄積されたデータをすべて保存するためだけに、追加のハード ドライブを部署に依頼する必要がありました。 現在、大学では Dropbox や OneDrive などのクラウド ストレージ システムを使用している可能性がありますが、それでもさらに多くのスペースを要求する必要がある場合があります。

最後に、教授として、Blackboard や教室管理テクノロジーを介して何百人もの学生と連絡を取ることになるかもしれません。 しかし、私の場合、学部長として、プログラム内の何千人もの人々、または何万人もの卒業生に大量の電子メールを送信しています。 システムに負担をかけ、ブロックされないよう、郵送手当の強化をリクエストする必要がありました。

オフィスをカスタマイズしすぎたり、カスタマイズしすぎたりしないでください。 そのポジションでの自分の将来について過信（または過信）しているという印象を与えたくありません。

私がどのようにしてちょっとしたトラブルに巻き込まれ、猫の写真を通して間違った印象を与えてしまったのかを話しましょう。 私が思いがけず管理職に就いたとき、すでに学術事務室を持っていましたが、副学部長室は別の建物にあるもっと大きな事務室でした。 約1年間は暫定でプレーすることは分かっていたが、その後どうなるかは分からなかった。 それでも、私は 2 番目のオフィスでほとんどの仕事を行うことになるとわかっていました。 それなら自分のものにしてみませんか？

このポジションに着任する前の週末、私は肉体的にも精神的にも慣れてきました。 卒業証書や賞状を壁に飾り、本や研究論文を棚に積み上げ、妻、子供、猫の写真を机の上に置くときも躊躇しませんでした。

着任初日、学部の先輩が――彼は正教授で、当時私はまだ准教授だった――ふらっとやって来て、辺りを見回し、眉をひそめ、私を驚かせ、心配させるコメントをした。 それは、「おい、おい、君は本当にオフィスを引き継いでいるし、永遠にここにいることを期待しているんだ！」というような趣旨のものだった。 今でも彼が意地悪をしていたとは思えません。 彼は明白なことを述べていました。 オフィスは非常に個人的なものに見えたので、それが議論されたことがなかったにもかかわらず、私はこの先何年もここが私のものになるだろうと合図していました。 （実際、1 年以内に、フルタイムで管理職に就く前に、通常の教員の仕事に戻り、フルタイムの教授職に応募したいと決心しました。）

私が単に緊張して考えすぎていたのかもしれませんが、その後、事務室にある私物（猫の写真も含む）の数を減らしました。

一方で、あまりにも無表情でありのままの姿勢を見せてしまうと、同様にネガティブな印象を与えてしまう可能性があります。 北東部にある大学の暫定副学部長になった同僚は、事務室を自分のもので私物化しないことに決めたと私に語った。 すぐに、彼女は学部長から「あなたはドライブバイコンサルタントのふりをして自分の権威を傷つけている」と連絡を受けた。 彼女は律儀に家族の写真と卒業証書を追加しました。

新しいオフィスがどれだけ家庭的でプロフェッショナルであるべきかを決定する完璧な公式はありません。 最善の策は、単に地元の文化や教員の印象に注意を払うことです。

新しいポジションに就くまでに何週間、あるいは何か月もかかるとしても、その準備期間を利用して、ソフトウェアからコーヒーカップに至るまで物理的に必要なものについて、仕事の初日にショックを受けないように準備してください。 もちろん、仕事自体で学ぶべきことはたくさんありますが、できるだけスムーズに移行する方法について (スタッフや同僚からの) アドバイスに耳を傾けることは常に良いことです。 関数型は政治的なものになる可能性があることに注意してください。