UCラウンドテーブル:ハイブリッド会議室

業界の専門家がハイブリッド会議室で最新のトレンド、最も困難な課題、最もエキサイティングな開発について議論します

最終編集日: 2023 年 6 月 5 日

キーラン・デブリン

理想的なハイブリッド作業環境を模索する中で、現代の会議室については依然として話題となっています。

リモート作業とオンプレミス作業を完全に補完するハイブリッド会議室は究極の目標です。 パンデミック以降、ハイブリッドの理想はまだある程度実現できていないものの、その追求においては大きな進歩が見られました。 AI を活用したソリューションや最新の音声およびビデオ会議技術から、インタラクティブなコラボレーション ツールや特殊な部屋のデザインとレイアウトに至るまで、2023 年には業界全体で革新的なイノベーションが起こります。

ただし、ハイブリッド会議室はまだ比較的初期段階にあり、特定のプロセスにハイブリッド会議室を導入するアプローチは企業ごとに異なります。

最新のラウンドテーブルのテーマ「ハイブリッド会議室」について、私たちは各国の専門家や幹部と話をしました。クールポ、セントラルリング、ジャブラ、エアテームとボーズ・プロフェッショナルに、ハイブリッド会議室スペースの最新トレンド、ハイブリッド会議室ソリューション導入の課題、ハイブリッド会議室を導入する際の重要な考慮事項、現代のワークスペースのニーズに適応するために会議室が将来どのように進化するかについてお話します。

Coolpo CEO、Ray Zhu氏

Zhu 氏は、ハイブリッド チームは「ハイブリッド チームがオフィスやリモートで作業するときに持ち運べる、AI 統合型のポータブルなオールインワン デバイスにますます注目している」と述べました。いくつかの調査によると、チームの 47% は、アメリカ人と英国の労働者の 58% はハイブリッド モデルを好みます。」

Zhu 氏は、ハイブリッド ワーカーが単独またはリモートで会議にアクセスするために使用できるコンパクトなデバイスが必要であると説明しました。 「オフィスにいる日は、ボタンをクリックするだけでグループや個人に対応できる AI 統合機能を備えたこれらのデバイスを利用して、各個人が独自のハイブリッド会議室スペースを作成できます」と同氏は付け加えた。 。」

Ben Wu 氏、RingCentral シニア プロダクト マーケティング マネージャー

Wu 氏も、ハイブリッド会議室における重要なトレンドとして AI の活用を強調しました。

「AI を活用して、オフィスとリモートの従業員に公平な会議エクスペリエンスを提供することに重点が置かれてきました」とウー氏は述べています。 「室内での AI の応用例には、複数のカメラを使用して室内の参加者を個別のペインでキャプチャしてフレーム化することや、カメラのビューから背景の邪魔を取り除くことも含まれます。ローミング参加者の声がどこにいても確実に聞こえるようにするため、バックグラウンド ノイズ キャンセリングの継続的な改善が行われています。部屋にいるよ。」

ウー氏は、会話のハードウェア側で会議室体験を強化するためのオールインワン ビデオ バー アプライアンスに向けた進行中の動きを推進しています。 「これらのアプライアンスは非常に使いやすく（カメラとサウンドが 1 つになっている）、箱から出してすぐにどの部屋にもセットアップして配置することができ、AI 背景ノイズ除去機能と参加者追跡機能が組み込まれています。」

「会議室での体験は、真のユニファイド コミュニケーション システムの重要性を強調し続けています」とウー氏は続けました。 「企業が社内外のコミュニケーションにチャット、ビデオ、通話、ウェビナーなどに依存しているのと同じように、現在すでに使用している会議室とシームレスに連携するハイブリッド会議室も検討する必要があります。」

Airtame CEO、スザンヌ・ランド氏

ルンド氏は、消費者がよりシームレスなハイブリッド会議やコラボレーションのプロセスを行えるようにするために、テクノロジー ソリューションの柔軟性が求められていると主張し、「消費者は 1 つのビデオ会議プラットフォームに固定されることを望んでおらず、その結果、ベンダーも調整を進めています。相互運用機能を備えたプラットフォーム ビデオ会議オプションが、最も効果的で人気のあるソリューションになりつつあります。」

ルンド氏は、UC業界では、拡張現実をハイブリッドな作業プロセスに導入することに関する議論が沈静化し、必ずしもXRを通じて業務体験を変革するというよりも、現在の在宅およびオフィス内のテクノロジーを改良して日常の業務体験を向上させることに重点が置かれていると指摘した。 「ベンダーにとっての焦点は、エンドユーザーを引き込み、ニーズを満たす、シームレスに統合可能なソリューションを作成することです」とランド氏は述べました。

「ポストコロナの世界においても、人々が効果的な方法でコラボレーションしたいと思う場所は、もはや従来の会議室だけではありません。ユーザーはビデオ会議ツールのさらなる柔軟性を求めており、組織やベンダーはハイブリッドワークを採用し促進するソリューションに移行しています。コラボレーション。"

Jabra 副社長兼 EMEA マネージング ディレクター、Nigel Dunn 氏

ダン氏は、組織がワークスペースを再設計および再構成する構造的傾向の 1 つを強調し、「これには、物理​​的なワークプレイスのサイズを縮小し、ハイブリッドな労働力の要求を満たす UC ソリューションを使用してコラボレーション スペースを作成することが含まれる可能性があります。」と述べました。

「ビデオ対応の会議室に対する継続的な需要が見られます」とダン氏は続けました。 「これは、自分のデバイスを持ち込んでプラグアンドプレイで通話に参加する小さな部屋から、企業が専用の会議室システムにアップグレードする大きな会議室スタイルのスペースまで多岐にわたります。組織はシンプルさと簡単さを求めています。 Microsoft Teams と Zoom に最適化され、室内にいるか自宅から参加しているかにかかわらず、最高のエクスペリエンスを提供するシステムを使用できます。」

Adam Shulman 氏、Bose Professional インストール システム ビジネス プロダクト リード

シュルマン氏は、より多くのナレッジワーカーがオフィスに戻り、ハイブリッドな働き方が新たな常態になるにつれ、「画像と音声の両方の観点からの仮想体験」に対する従業員の期待も相補的に高まっていると指摘した。

シュルマン氏は、「場所に関係なく、従業員は同じエクスペリエンスを望んでいます。それは、部屋にいる全員を間近で見ることができ、そこで行われている会話のあらゆる側面を聞くことができることです。ビームステアリングマイクと自動フレーミングカメラ機能は、急速に普及しつつあります」と語った。メーカーは標準機能を考慮する必要があります。」

Airtame CEO、スザンヌ・ランド氏

ルンド氏は、ハイブリッド会議室ソリューションを導入する際のいくつかの課題を強調しました。その中で最も重要なのは、組織が導入したソリューションが確実に採用されるようにすることです。

「企業がハイブリッド会議室テクノロジーに多額の資金を投資したにもかかわらず、ユーザーの普及が遅れたり停滞していることが判明するのは残念なことです」とルンド氏はコメントした。 「導入の不足は、組織が対処すべき重要な問題です。これは、非常に使いやすく、日常業務にシームレスに溶け込み、ハイブリッド コラボレーションと生産性をサポートするツールを優先することで回避できます。」

ルンド氏は、これらの統合の課題は、リーダーが特定の環境で自分たちや従業員にとって何が効果的かを理解できるように、ソリューションをインストールする前にテストすることで克服できると示唆しました。 「これらの新しいソリューションを採用する企業は、新しいツールをインストールすると、メッセージングやトレーニング資料を送信することに成功します」とルンド氏は述べています。

「ハイブリッド テクノロジの導入で最も成功している企業は、組織の残りの部分に対する新テクノロジのアンバサダーとして機能する社内ソリューションの専門家を特定していることがよくあります。これらの投資を事前に優先し、ユーザーのフィードバックを定期的にチェックすることで、IT スタッフを保護し、従業員の安全性を確保することができます。与えられた道具の使い方を知っているのです。」

Adam Shulman 氏、Bose Professional インストール システム ビジネス プロダクト リード

シュルマン氏は、ハイブリッドな働き方と急速に進化するAI技術の成長に伴い、オンプレミスの正式な会議スペースの頻度は減少し、会議室が「コストと複雑さの極限に向かう」ことを意味すると考えていた。

「それらは、低コストで、エンドユーザーによるセットアップと使用が簡単で、小さな部屋（そして多くの場合、以前は会議スペースではなかった部屋）になります」とシュルマン氏は拡張しました。 「あるいは、ハイエンドの機能を備えた完全に統合された部屋になります。使いやすさは変わりませんが、専門的に設計され、統合され、監視されます。」

Ben Wu 氏、RingCentral シニア プロダクト マーケティング マネージャー

ウー氏は、ハイブリッド会議室における最大の課題の 1 つは、遠隔地の参加者が真に参加していると感じられるようにすることだと主張しました。 「会議の主催者は、会議の参加者だけに集中しがちです」とウー氏は言う。 「まず、会議のチャットと挙手を監視するモデレータを割り当てて、全員が参加する機会を確保し、リモート参加者と室内参加者の両方が対話できるホワイトボードなどの共同ツールを利用できるようにすることができます。」

Wu 氏は、これらのシナリオでは、さまざまな会議スペース、カメラ、マイク、会議アプリケーションを管理する管理者の膨大な作業負荷を強調しました。 「従業員が部屋を使おうとして、なぜ何かがうまくいかないのかを考えて時間を無駄にすることほど最悪なことはありません」とウー氏は付け加えた。 「これを回避するには、管理者が問題をリモートでプロアクティブに監視、トラブルシューティング、修正するために使用できる分析とツール (RingCentral Rooms など) がルーム ソリューションに備わっていることを確認してください。」

Jabra 副社長兼 EMEA マネージング ディレクター、Nigel Dunn 氏

ダン氏はまた、会議室ソリューションの使いやすさと、それを効果的に管理することに対する従業員の自信も重視しました。 「ビデオ会議ソリューションは、誰でも部屋に入ってボタンを押すだけですぐに使用できるように、セットアップと使用が簡単である必要があります」とダン氏は述べています。

「組織はまた、会議室が実際にどのように使用されているかを理解し、すべての人に適した優れた会議エクスペリエンスを提供する適切なソリューションが導入されているかどうかを評価する必要もあります。」と同氏は続けました。 「たとえば、ホワイトボードを定期的に使用する場合、Jabra の PanaCast 50 はリアルタイムのホワイトボード ストリーミングを提供し、参加者はホワイトボードのコンテンツを強化できるため、仮想の参加者と物理的な参加者の両方が鮮明に見ることができます。」

ダン氏はまた、全員がカメラをオンにしていると、従業員の 61% がより参加し、会議に参加していると感じるという Jabra の調査を引用し、会議エクスペリエンスにプラスの影響を与えるビデオの重要性を強調しました。 「従業員の半数以上が、音声のみの通話よりもビデオ通話の方が生産的に共同作業できると感じている」と同氏は付け加えた。

Coolpo CEO、Ray Zhu氏

Zhu 氏は、最大の課題は、組織の優先ベンダーとそのリーダーと従業員のチームからの適切なサポートであると考えていました。 「社内に IT チームがいるかどうかに関係なく、組織は必要なサポートを提供できるベンダーを選択する必要があります」と Zhu 氏は言います。 「あらゆる段階でベンダーのサポートを受けられれば、技術統合、接続、導入に関する懸念がそれほど怖くなくなります。」

「チームのメンバーは、導入するテクノロジーを使用してハイブリッド会議室ソリューションをサポートする上級管理職を観察する必要があります。会社のあらゆるレベルで役立つことがわかれば、そのテクノロジーに対するチームの信頼も高まります。」

Jabra 副社長兼 EMEA マネージング ディレクター、Nigel Dunn 氏

ダン氏が主に検討したのは、会議室をどのように、どのような目的で使用するかということでした。 「目的が主にビデオ会議用の部屋を作成することである場合、テーブルは周囲の人が快適に座れる適切な形状とサイズであるか、どこに配置する必要があるか、部屋にいる全員の声が他の参加者に見えるかどうかなど、部屋にいないの？」 ダンは言いました。

「ダイナミック コンポジションなどのインテリジェント カメラ テクノロジにより、人々が話しているときのクローズアップ ビューが提供されます。そのため、すべての参加者が平等に貢献でき、会議はより包括的になります。」

ダン氏は、組織がデータと AI を使用して、オフィススペースと IT 投資の最適化に関する意思決定を行うことができることを強調しました。 「Jabra の PanaCast 50 ビデオ バーは、180 度の視野を提供し、全員が写真に収まります」と Dunn 氏は付け加えました。 「部屋使用状況の分析や PeopleCount などのインテリジェントな機能により、匿名の部屋占有データが生成されます。これにより、組織は施設がどのように使用されているかを正確に把握できるようになり、オフィス スペースの変更や改善方法についてより適切な意思決定が可能になります。」

Coolpo CEO、Ray Zhu氏

Zhu 氏は、最適なビデオ会議カメラを選択することが不可欠であると主張しました。 ただし、機器を使用する従業員に適切なトレーニングとサポートを提供することも必要です。「Coolpo AI Huddle Pana、Coolpo AI Huddle Mini、Coolpo Mini Lite のような、ほぼすべてのシステムと互換性のある高品質のビデオ会議カメラを選択する」主流の UC&C プラットフォームはビデオ会議エクスペリエンスを向上させ、時間を節約できます。」

Zhu 氏は、従業員に適切なトレーニングとトラブルシューティングのサポートを提供することで、長期的にはコストを節約できると付け加えました。 「これらの要素を考慮することで、企業はハイブリッド会議室ソリューションへの投資を最大限に活用し、シームレスで没入型のエクスペリエンスを生み出すことができます」と Zhu 氏は述べています。

Airtame CEO、スザンヌ・ランド氏

ルンド氏は、ハイブリッド会議室を成功させるには、適応性があり、使いやすいツールを優先することが不可欠であると示唆しました。 「現実的には、ソリューションは進化し​​、企業は従業員に高品質のテクノロジーを提供し続けるために適応する必要があります。これを考慮すると、従業員を特定のオペレーティング システムまたは会議プロバイダーに固定するハイブリッド会議室ソリューションを選択することは、リスキーな。"

ルンド氏は、現時点で変化が顕著でない場合でも、企業はクライアントやパートナーからのオペレーティング システムや会議サービスを考慮する必要があるため、適応性が依然として不可欠であると説明しました。

「使いやすいソリューションを選択することも非常に重要です」とルンド氏は強調しました。 「たとえ最も高性能で柔軟なツールを持っていたとしても、それが複雑で直観に反していれば、ユーザーはそれを日常の職業生活に導入することに消極的になるかもしれません。」

Ben Wu 氏、RingCentral シニア プロダクト マーケティング マネージャー

またウー氏は、ハイブリッド会議室を成功させるには、「ビデオ会議ソフトウェアからカメラ、マイク、スピーカーなどの周辺機器」に至るまで、使いやすさが重要であると考えた。

「エコーやフィードバックがないように部屋の音響を考慮するとともに、室内のすべての参加者が確実に見え、聞こえるように適切な照明と戦略的なテーブル/座席の配置を考慮してください。」とウー氏は続けました。 「投資の価値を最大限に高めるには、あらゆる規模の会議スペースに拡張可能で、既存のハードウェア、カメラ、ディスプレイを活用できる標準ハードウェアと互換性のある会議室ソリューションを必ず選択してください。 」

Wu 氏は、最新のハードウェアに関心のある企業は Device-as-a-Service (DaaS) プログラムを検討する必要があると強調しました。 「最上級の公平な会議エクスペリエンスによる価値を提供しながら、初期費用と投資を削減するように設計された DaaS プログラムがあります」と彼は言いました。

Adam Shulman 氏、Bose Professional インストール システム ビジネス プロダクト リード

シュルマン氏は、効果的なハイブリッド会議が贅沢品ではなく要件へと進化し続けるにつれて、ハイブリッド会議室の将来は「テクノロジー第一」ではなく「ユーザー第一」をますます中心とするものになると見ていました。 シュルマン氏は、「ユーザーはテクノロジーの条件に基づいてテクノロジーの使用方法を学ぶ」としてテクノロジーファーストのプロセスを区別します。 対照的に、ユーザーファーストのプロセスは、「テクノロジーがすでに慣れ親しんだ方法でユーザーと対話する」ことで構成されます。

「これは、ユーザー自身のデバイスと使い慣れたソフトウェア インターフェイスを会議の管理に使用することが増えることを意味します。なぜなら、エンドユーザーはテクノロジーの操作方法をすでに知っているからです。」

シュルマン氏は例を挙げてさらに詳しく説明しました。「エンドユーザーはすでに自宅や車内で音声コマンドを使用していますが、なぜ会議では使用しないのでしょうか?目に見えるデバイスのない会議室に入り、音声コマンドで会議を完全に主催および制御できる機能を持っていることを想像してください。コンテンツへのアクセスや共有も含まれます。『タッチ ディスプレイの複数の画面でさまざまな設定を選択しなければならなかったときのことを覚えています』と言えるようになるには、20 年も 30 年もかかりません。」

Airtame CEO、スザンヌ・ランド氏

ルンド氏は、企業が適応可能な仕事の選択肢をサポートするには、ユーザーを第一に考えたツールを開発する必要があることに同意した。 「こうした発展は、UC 業界にとって今後も刺激的なものであり続けます」と Lund 氏はさらに語ります。 「通話に参加したりラップトップを接続したりせずにワイヤレスで画面を共有できる機能など、ユーザーに最高の柔軟性とシームレスなエクスペリエンスを提供するビデオ会議ツールが、最終的には今後数年間で最も成功するでしょう。」

ルンド氏は、将来的にはビデオ会議をより包括的な体験にする、いくつかの新しい技術が登場すると述べました。

「Google StarlineとSteelcaseのProject Ghostは、現段階ではほとんどが実験的で非常にハイエンドであるにもかかわらず、どちらも業界にとって非常にエキサイティングなものだ」とランド氏は述べた。 「マルチカメラのビデオ会議テクノロジーも非常に優れており、増加傾向にあります。まだ完璧ではありませんが、会議に説得力のある現実世界の雰囲気を加え、最も重要なことに、すべての参加者にとって会議の公平性が促進されます。これが最終目標です。ハイブリッドな勤務システムです。」

ルンド氏はまた、会議や画面共有だけでなく、組織が会議室でディスプレイを利用しているパターンも強調しました。 「ユーザーにとってシームレスな方法で、デジタル サイネージを会議ツールに統合する会議室ソリューションが増えています。これにより、入力やその他の複雑な変更を行うことなく、画面領域を使用してメッセージを表示できるようになります」と彼女は述べました。技術的なこと。」

Jabra 副社長兼 EMEA マネージング ディレクター、Nigel Dunn 氏

ダン氏は、ハイブリッド ワークへの移行が進むにつれて、より洗練された会議エクスペリエンスへの需要が高まるだろうと主張しました。「会議室は、ビデオ会議とルーム システムを備えたシグネチャー Microsoft Teams Rooms など、ビデオ フロントとセンターを備えたハイブリッド ニーズに合わせて設計されています。ここでは、遠隔地でも対面でも、すべての出席者が向かい合うように家具が配置されています。」

「企業はワークスペースを進化させて、すべての参加者が参加でき、平等な存在感と影響力を発揮できる会議エクスペリエンスを生み出すことになるだろう」とダン氏は詳しく説明した。 「ラングレーにある Jabra の英国オフィスでは、まさにこれを私たち自身で行い、すべての会議室に PanaCast 50 ビデオ バーを備えた柔軟なスペースを作成しました。人工知能が仕事の多くを行うため、当社のソリューションは、新しい機能と新しい機能を備えたハイブリッド ワークプレイス全体で人々の距離を近づけます。ビデオ コラボレーション エクスペリエンスが向上しました。」

Coolpo CEO、Ray Zhu氏

Zhu 氏は、将来の会議室はパンデミック後のワークステーションをエミュレートし、本当にどこにでも設置できるようになるだろうと信じていました。 「適切なテクノロジーを使えば、コーヒーショップのテーブルやコワーキングスペースを、個人用または同僚用のハイブリッド会議スペースに変えることができます」とZhu氏は語った。

「クリアなビデオ、鮮明なオーディオ、ブロックされた背景ノイズ、完璧なフレーミングはすべて、完璧なデバイスの要素です」と Zhu 氏は続けました。 「全体的なエクスペリエンスを向上させるのは、ボタンをクリックするだけでリモート セットアップからハイブリッド セットアップへのシームレスな移行を保証する AI 機能です。」

Ben Wu 氏、RingCentral シニア プロダクト マーケティング マネージャー

ウー氏は、モダンなワークプレイスとは、会議室だけでなく、オフィス エクスペリエンス全体を再設計することを意味すると強調しました。 「これには、フロントデスクのチェックインやワークスペースの予約管理のためのキオスクなどの領域が含まれます」とウー氏は述べた。 「企業が従業員を職場に戻し、ハイブリッドな勤務構造を導入し始めると、これは特に重要になる。オフィススペースの利用状況などを理解することが重要になるだろう。」

「ハイブリッド会議室は、一般的に考えられる従来の中堅市場/企業のハドル スペースや会議室に限定されているわけではありません。それでも、あらゆる規模の企業を包含するように進化しています。たとえば、中小企業や起業家にとって、それは適用することです。」同じコンセプトの同じハイブリッド会議室スペースを、おそらく自分のホーム オフィスで使用すると、よりプロフェッショナルに見えるでしょう。」